Strategi Implementasi e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II berdasarkan Perpres 46/2025

Pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintah terus bertransformasi menuju sistem yang lebih modern, efisien, dan transparan. Salah satu tonggak penting dalam transformasi ini adalah penerapan e-Purchasing—metode pengadaan secara elektronik yang memungkinkan instansi pemerintah melakukan pembelian melalui Katalog Elektronik (e-Catalogue).

Dalam konteks Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 (Perpres 46/2025), e-Purchasing menjadi elemen krusial dalam pelaksanaan Swakelola Tipe II, yaitu pengadaan yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain. Regulasi ini menegaskan bahwa pembelian barang, bahan, atau alat dalam swakelola wajib menggunakan e-Purchasing apabila tersedia dalam katalog elektronik.

Artikel ini akan membahas strategi penerapan e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II sesuai Perpres 46/2025, mulai dari dasar hukum, mekanisme pelaksanaan, manfaat, hingga tantangan dan solusi praktis. Pembahasan ini juga terhubung dengan artikel berjudul Bimtek Penerapan Swakelola Tipe 2 Sesuai Perpres 46/2025 Dalam Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Antar Instansi Pemerintah, yang mengulas konteks menyeluruh tentang peran Swakelola Tipe II dalam efisiensi antar instansi.

Landasan Regulasi dan Konsep Dasar

1. Dasar Hukum e-Purchasing

Penerapan e-Purchasing diatur dalam beberapa regulasi utama, yaitu:

• Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

• Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 tentang Perubahan Kedua atas Perpres 16/2018

• Peraturan Lembaga LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan e-Purchasing

• Situs Resmi LKPP (www.lkpp.go.id) sebagai portal utama sistem e-Catalogue Nasional

Perpres 46/2025 mempertegas posisi e-Purchasing sebagai metode utama dalam Swakelola, dengan tujuan menciptakan sistem pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan akuntabel di seluruh instansi pemerintah.

2. Pengertian Swakelola Tipe II

Swakelola Tipe II adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain atas permintaan instansi pengaju anggaran. Contohnya: Dinas Kesehatan Kabupaten meminta Balai Laboratorium Kesehatan Provinsi untuk melaksanakan pengadaan alat pemeriksaan.

Dalam konteks Perpres 46/2025, Swakelola Tipe II memiliki fleksibilitas baru—terutama pada aspek pembelian material atau alat melalui e-Purchasing, yang kini wajib menggunakan katalog elektronik apabila tersedia.

Penerapan Swakelola Tipe 2 sesuai Peraturan Presiden Nomor 46 Tahun 2025 dalam pengadaan antar instansi pemerintah sebagai strategi efisiensi dan akuntabilitas.

Tujuan dan Prinsip Implementasi e-Purchasing

Penerapan e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II bertujuan untuk:

• Meningkatkan efisiensi waktu dan biaya dalam pelaksanaan pengadaan antar instansi pemerintah.

• Memperkuat transparansi dan akuntabilitas dengan sistem digital yang terekam otomatis.

• Mendukung penggunaan Produk Dalam Negeri (PDN) dan pelibatan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM).

• Menyederhanakan proses administrasi dengan mekanisme pembelian langsung berbasis katalog elektronik.

Prinsip dasar e-Purchasing sejalan dengan amanat Perpres 46/2025 dan kebijakan pengadaan nasional yang diatur oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Keterkaitan e-Purchasing dengan Swakelola Tipe II

Pelaksanaan Swakelola Tipe II melibatkan dua pihak utama:

• Instansi Pengaju (A) – yang memiliki kebutuhan barang/jasa dan anggaran.

• Instansi Pelaksana (B) – yang memiliki kapasitas teknis untuk melaksanakan pekerjaan.

Ketika Instansi Pelaksana memerlukan material, alat, atau bahan penunjang, maka pembelian tersebut harus dilakukan melalui e-Purchasing di e-Catalogue.

Contoh:
Kementerian Lingkungan Hidup meminta bantuan Kementerian Pekerjaan Umum untuk melaksanakan proyek pengadaan alat ukur kualitas air. Dalam pelaksanaan, Kementerian PU harus membeli alat tersebut melalui e-Catalogue LKPP agar sesuai ketentuan Perpres 46/2025.

Strategi Implementasi e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II

Berikut strategi yang dapat diterapkan agar pelaksanaan e-Purchasing berjalan efektif dan sesuai regulasi:

1. Persiapan dan Identifikasi Kebutuhan

• Lakukan analisis kebutuhan barang/jasa secara detail sebelum penetapan metode pengadaan.

• Pastikan kebutuhan tersebut tersedia di e-Catalogue Nasional melalui portal https://e-katalog.lkpp.go.id.

• Jika tidak tersedia, dokumentasikan alasan dan siapkan alternatif metode pengadaan lain sesuai Perpres 46/2025.

2. Penetapan Peran dan Tanggung Jawab Antar Instansi

• Tentukan dengan jelas peran Instansi Pengaju dan Instansi Pelaksana.

• Buat dokumen kerja sama tertulis meskipun tidak diwajibkan, agar pembagian tanggung jawab dan aliran dana jelas.

• Tetapkan siapa yang akan melakukan proses e-Purchasing (biasanya Instansi Pelaksana dengan izin Instansi Pengaju).

3. Optimalisasi Penggunaan e-Catalogue

• Manfaatkan fitur Katalog Nasional, Katalog Sektoral, dan Katalog Lokal yang disediakan LKPP.

• Gunakan fitur pencarian produk, negosiasi harga, dan pembandingan untuk memilih produk paling efisien.

• Lakukan verifikasi ketersediaan produk dan pastikan penyedia telah terdaftar resmi di sistem LKPP.

4. Prosedur Pelaksanaan e-Purchasing

Langkah pelaksanaan umum e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II meliputi:

5. Pengawasan dan Pelaporan Digital

• Gunakan Sistem Pengadaan Pemerintah Secara Elektronik (SPSE) untuk pelaporan kegiatan.

• Pastikan seluruh transaksi dan dokumen tercatat dalam sistem elektronik LKPP.

• Buat laporan real-time yang bisa diakses oleh kedua instansi untuk meningkatkan transparansi.

Manfaat Implementasi e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II

Implementasi e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II memberikan manfaat strategis berikut:

1. Efisiensi Pengadaan: Proses pembelian lebih cepat karena tidak memerlukan tender.

2. Transparansi dan Akuntabilitas: Semua transaksi terekam otomatis dalam sistem elektronik.

3. Mendukung Produk Dalam Negeri (PDN): e-Catalogue memprioritaskan produk lokal.

4. Peningkatan Kualitas Barang/Jasa: Barang telah melalui proses verifikasi LKPP.

5. Kemudahan Audit: Dokumen elektronik dapat langsung ditelusuri dalam sistem.

6. Penghematan Anggaran: Pengadaan berbasis katalog menekan biaya negosiasi dan mobilisasi.

Tantangan Implementasi e-Purchasing dan Solusinya

Contoh Kasus Nyata Implementasi e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II

Kasus 1: Pemerintah Provinsi Jawa Tengah
Dinas Kesehatan Jawa Tengah membutuhkan alat uji laboratorium, namun tidak memiliki fasilitas pengadaan langsung. Mereka menunjuk Balai Pengujian Farmasi Nasional sebagai pelaksana melalui Swakelola Tipe II.
Pelaksanaan pembelian alat dilakukan melalui e-Catalogue LKPP. Dengan e-Purchasing, proses pengadaan selesai dalam 10 hari kerja—lebih cepat dibanding tender konvensional yang memakan waktu hingga 30 hari.

Kasus 2: Kementerian Pertanian dan Dinas Peternakan Daerah
Dalam program peningkatan kualitas bibit ternak, Kementerian menunjuk Dinas Peternakan sebagai pelaksana. Pengadaan pakan dan alat pendukung dilakukan via e-Catalogue. Penghematan anggaran mencapai 15% dan pelaporan otomatis terintegrasi dengan SPSE.

Dari kedua kasus tersebut, terlihat bahwa e-Purchasing tidak hanya mempercepat proses pengadaan tetapi juga memperkuat akuntabilitas antar instansi.

Hubungan e-Purchasing dengan Efisiensi Pengadaan Antar Instansi

Perpres 46/2025 menegaskan bahwa setiap pembelian material dalam swakelola wajib menggunakan e-Purchasing bila tersedia di katalog elektronik. Hal ini menandakan bahwa sistem katalog menjadi jantung efisiensi baru antar instansi pemerintah.

Dengan mengacu pada artikel pilar Bimtek Penerapan Swakelola Tipe 2 Sesuai Perpres 46/2025 Dalam Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Antar Instansi Pemerintah, sinergi antar instansi menjadi lebih kuat karena:

• Koordinasi dilakukan melalui sistem digital yang terintegrasi.

• Risiko penyimpangan dapat ditekan karena proses terekam.

• Penggunaan produk dalam negeri meningkat melalui mekanisme katalog nasional LKPP.

Peran LKPP dalam Penguatan Sistem e-Purchasing

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) memiliki tanggung jawab penuh dalam:

• Menyediakan platform e-Catalogue Nasional dan Katalog Lokal.

• Melakukan verifikasi penyedia dan produk.

• Menyusun regulasi turunan dari Perpres 46/2025.

• Menyelenggarakan bimbingan teknis e-Purchasing bagi aparatur pemerintah.

Informasi resmi dan panduan implementasi dapat diakses melalui situs LKPP.go.id, termasuk petunjuk teknis penggunaan katalog elektronik, template dokumen pengadaan, dan daftar penyedia aktif.

Strategi Optimalisasi e-Purchasing di Instansi Pemerintah

Untuk memaksimalkan manfaat e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II, instansi perlu menerapkan strategi berikut:

1. Peningkatan Kapasitas SDM: Melatih pejabat pengadaan dan PPK agar mahir menggunakan sistem e-Catalogue.

2. Integrasi Sistem Digital: Menghubungkan sistem internal instansi dengan SPSE dan e-Katalog LKPP.

3. Monitoring Kinerja Vendor: Melakukan evaluasi rutin terhadap penyedia yang terdaftar di katalog.

4. Audit Berbasis Data: Membangun sistem audit elektronik untuk memastikan integritas transaksi.

5. Kolaborasi Antar Instansi: Membentuk forum pengadaan bersama antar instansi untuk berbagi data kebutuhan dan evaluasi.

Dampak Positif terhadap Pengadaan Pemerintah

Implementasi e-Purchasing pada Swakelola Tipe II memiliki dampak signifikan terhadap peningkatan kualitas pengadaan pemerintah, di antaranya:

• Peningkatan Transparansi: Semua proses terekam dalam sistem elektronik.

• Percepatan Layanan Publik: Waktu pengadaan lebih singkat, program berjalan lebih cepat.

• Peningkatan Daya Saing Nasional: Dengan mendorong PDN, industri lokal semakin berkembang.

• Reformasi Birokrasi Pengadaan: Pengadaan menjadi lebih sederhana dan efisien.

FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apa itu e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II?
e-Purchasing adalah mekanisme pembelian barang/jasa secara elektronik melalui e-Catalogue yang digunakan dalam pelaksanaan Swakelola Tipe II antar instansi pemerintah.

2. Apakah wajib menggunakan e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II?
Ya. Berdasarkan Perpres 46/2025, setiap pembelian material atau alat dalam Swakelola wajib melalui e-Purchasing apabila produk tersedia di katalog elektronik.

3. Apa manfaat utama e-Purchasing bagi instansi pemerintah?
Manfaat utamanya meliputi efisiensi waktu, transparansi transaksi, penghematan biaya, dan kemudahan audit digital.

4. Bagaimana jika barang yang dibutuhkan tidak tersedia di e-Catalogue?
Jika produk tidak tersedia, instansi dapat menggunakan metode pengadaan lain, namun alasan dan keputusan harus didokumentasikan sesuai Perpres 46/2025 dan disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

Terapkan sistem e-Purchasing dalam Swakelola Tipe II di instansi Anda sekarang juga untuk mewujudkan pengadaan yang lebih efisien, transparan, dan sesuai amanat Perpres 46/2025.